オートラクボの使い方
最初のワークフロー
Excel・CSVを選び、先頭行に列名があることを確認します。「条件で行を絞り込む」などの処理を追加し、出力をExcelまたはWordに設定します。
実行前の確認
「テスト」で対象行を確認してから実行します。生成したファイルは「実行履歴」からダウンロードできます。
Microsoft 365をつなぐ
「接続サービス」で職場アカウントを選びます。OneDriveのExcelをファイル名・フォルダーから探し、シートや追加先テーブルを選択できます。組織によって管理者の許可が必要です。
Googleスプレッドシートをつなぐ
「接続サービス」でGoogleアカウントを接続し、処理にスプレッドシートのURLを貼ります。「シート名と列を読み込む」で選択し、読取範囲または追記先を指定します。連携用アプリの登録完了後に接続できます。
Slackをつなぐ
「接続サービス」でワークスペースを接続し、Slack通知の設定でチャンネルを選択します。通知先にはオートラクボアプリを招待してください。通知文に {{会社名}} などの列名を差し込めます。
外部通知で開始する
先頭に「外部サービスからデータを受け取る」を追加し、JSONの受信例を設定します。「自動実行の設定」で有効化し、表示されたURLと秘密トークンを接続先に登録してください。AuthorizationヘッダーのBearer認証が必要です。JSONにはevent_idとrowsを指定し、列名を例と揃えてください。定期実行や手動実行では例のデータを送信しません。
外部アプリへの反映
Outlookは下書き作成に対応します。メール送信は行いません。Excel・Googleシートへの追記、Outlook下書き作成、Slack通知は、画面に表示した接続先と処理内容を確認して許可してください。
定期実行
5分・1時間・1日間隔を設定できます。外部反映には別途許可が必要です。処理の変更や外部反映を伴う失敗が起きると定期実行は停止します。
条件分岐・繰り返し・表の照合
「処理を追加する」から選びます。条件分岐は一致・不一致それぞれに処理を置き、繰り返しは1行ごとに行う処理を中に追加します。照合先のExcel・CSVを読み込み、両方のキー列を指定して照合できます。照合先のキーが重複した場合は停止します。
承認・差し戻し・再開
承認を置いたフローは途中で停止し、「確認待ち」に表示されます。承認者・管理者が明細を確認すると続きから再開します。理由を付けて差し戻し、作成者が内容を修正して再確認を依頼することもできます。
社員の招待と権限
管理者は「メンバー・権限」で招待・役割変更・利用停止を行います。作成者、実行担当、承認者、閲覧者を選べます。招待リンクは3日間有効です。最後の管理者は停止・降格できません。
PDF・帳票の読み取り
最初の処理にPDFを選びます。画像PDFは文字認識を有効にして実行してください。読取結果は必ず確認待ちで停止し、原本と項目を照合・修正してから進めます。OCRは誤読があるため、金額・日付・番号は必ず確認してください。
ブラウザ操作と記録
「実行端末」から実行アプリと開発版レコーダーを取得します。会社で許可した検証用端末に本人が導入し、接続先を限定してください。記録した操作はフローへ取り込み、入力値を表の列名に置き換えて実行します。取得したCSVを後続の表処理に使えます。認証情報の自動入力は行いません。
Windows実行アプリ
Windowsアプリ操作、作業フォルダ内のExcel読取・別名保存、ファイルコピーのソースと導入手順を用意しています。Windows実機での検証・インストーラーのビルドは未実施です。社内ソフトごとの操作確認が必要です。
処理が途中で止まった場合
実行履歴の進捗と、Excel・Googleスプレッドシート・Outlook・Slackでの反映状況を確認してください。新しい実行基盤では、実行履歴から失敗した明細だけを選び、修正して再処理できます。「結果不明」は接続先を確認してから管理者が反映結果を記録してください。従来の実行には明細記録がないため、接続先を確認して残りの処理だけに修正します。外部への書き込みを無条件に自動再試行する仕組みではありません。
契約・銀行振込
利用許可の期間と利用枠は「契約・利用状況」で確認できます。銀行振込は運営の入金確認後に1か月・1年の利用許可を付与します。振込先や正式な契約条件が未確定の間は商用申込みを受け付けません。
ログインできない場合
ログイン画面からパスワードの再設定、確認メールの再送を利用できます。運営管理者には認証アプリによる追加認証があります。
お問い合わせ：info@rakubo.co.jp